Risikofaktor Außenstände

Viele Unternehmen gewähren ihren Kunden Zahlungsziele und werden somit zum Kreditgeber. In der aktuellen Wirtschaftskrise, die bedrohliche Züge annehmen kann, ist diese Praxis aber nicht ungefährlich. Verspätete Zahlungen oder gar Zahlungsausfälle können ein Unternehmen erheblich in Schwierigkeiten bringen und sogar die Existenz gefährden. Um das zu vermeiden, hilft ein gutes Forderungsmanagement. Dabei übernimmt die Buchhaltung eine Schlüsselfunktion. Sie überwacht die Zahlungseingänge, mahnt säumige Kunden an und berichtet im Regelfall direkt an die Geschäftsführung, wenn Zahlungen ausbleiben.

Checkliste für Ihr Forderungsmanagement

• Organisation: Erklären Sie das Forderungsmanagement zur „Chefsache“. Definieren Sie klar die Aufgaben und Zuständigkeiten von Vertrieb und Debitorenmanagement. Sogen Sie für ein aussagefähiges Berichtswesen und rufen Sie regelmäßig sog. „Außenstandsbesprechungen“ ein, an denen Unternehmensleitung, Vertrieb und Debitorenmanagement teilnehmen. Zahlungsausfälle oder Zahlungsverzögerung sind in der laufenden Finanzplanung zu berücksichtigen.
• Risikoprävention: Erbringen Sie nur Leistungen, wenn ein entsprechender Vertrag zugrunde liegt. Überprüfen Sie jeden Neukunden auf Bonität, teilen Sie Bestandskunden im Rahmen eines Scorings in Bonitätsstufen ein und räumen Sie Lieferantenkreditlimits ein. Dabei erhalten Kunden mit schlechter Bonität keinen Kredit. Werden Zahlungsziele oder Kreditlimits überschritten, erfolgt eine Liefersperre.
• Auftragskalkulation/Vertrieb: Berücksichtigen Sie die Kosten des Lieferantenkredites bei Ihrer Angebotskalkulation. Orientieren Sie sich an den branchenüblichen Zahlungszielen, und vereinbaren Sie einen verlängerten Eigentumsvorbehalt, bei Neukunden gegebenenfalls zusätzliche Sicherheiten wie Garantie, Bürgschaft, Kaution o.ä. Bei größeren Aufträgen ist eine Abschlagszahlung zu empfehlen. Vereinbaren Sie in den AGB oder im Vertrag einen für Sie günstigen Gerichtsstand.  
• Systeme: Bieten Sie nur so viele unterschiedliche Zahlungssysteme wie nötig an. Eine detaillierte Erfassung der Stammdaten und Zuordnung der Debitoren zu Unternehmensgruppen bzw. Risikoverbünden erleichtert das Debitorenmanagement. Alle im Unternehmen vorhandenen Daten zur Beurteilung eines Kunden sollten in einer zentralen Datenbank gespeichert werden.
• Rechnung/Mahnung: Schreiben Sie die Rechnung direkt nach der Leistungserbringung. Räumen Sie ggfs. Skonto ein, das beschleunigt die Zahlung. Scheuen Sie sich nicht, bei Zahlungsverzug Ihre Kunden anzumahnen. Denn was ist das für eine Geschäftsbeziehung, wenn Sie Ihre Leistung ordnungsgemäß erbracht haben, aber Ihr Kunde nicht zahlen will? Fragen Sie auch telefonisch nach und binden Sie Ihren Vertrieb ein. Verfolgen Sie konsequent Ihre Außenstände.

Creditreform kann viel für Sie tun. Als externer Inkasso-Partner übernimmt Creditreform für Sie das Forderungsmanagement, wenn trotz aller Vorsichtsmaßnahmen und eigener Beitreibungsversuchen Ihre Rechnungen unbezahlt geblieben sind.